Письмо отправлено

Письмо отправлено

Современные формы переписки, принятые теперь в в международном общении, сложились около ста пятидесяти лет назад. Родина их - Англия, именно оттуда ведут свое начало основные правила этикета составления корреспонденции. Конечно же, письма друг другу люди писали и раньше. И при этом соблюдали определенные правила, но не все, а лишь некоторые, и притом от случая к случаю.

Так, древние римляне писем не подписывали, если только это не были письма к самому императору. Адреса на конвертах не писали и в более поздние времена. Письма вручались посыльными лично адресату.

Современные формы корреспонденции изобретены в 1842 году лондонским художником Уильямом Эгли - составителем первой новогодней поздравительной открытки. А в 60-е годы прошлого века с развитием регулярной почты эти формы стали общепринятыми. С древних времен в форме писем - в литературе это называется эпистолярным жанром - сочинялись целые романы, стихи, философские трактаты, социально- политические памфлеты, литературно-критические заметки.

Древнегреческий философ Эпикур выразил в письмах свою философскую доктрину. До нас дошли обнародованные письма древнеримских государственных деятелей Цицерона и Плиния. Письмо Плиния Младшего, например, описывающее извержение Везувия, считается типичным образцом древнеримского рассказа.

Великий представитель древнеперсидской литературы Низами считал умение вести переписку большим искусством. В первой главе своей книги "Собрание редкостей" Низами дает ряд советов Дабиру-письмоводителю. Вот один из них: "...Ведя переписку и направляя послания, не пристало ему дерзить уважаемым людям и вельможным господам. А ежели меж господином его и тем, кому он пишет, случилась распря, пусть он не чернит его репутации, умерив свое перо, разве только по отношению к тому, кто сам преступил границы и ногу достоинства перенес за круг благородства, ибо сказано: "Слово за слово, а начавший - виновнее".

Большой вклад в эпистолярный жанр внесли Данте и Петрарка, Вольтер и Руссо, Ломоносов и Достоевский. Михаил Васильевич Ломоносов написал "Письмо к Шувалову о пользе стекла" в стихотворной форме.

У литераторов письма, адресованные конкретному лицу, часто перерастали в произведения общественного звучания. Четкую грань между личным и универсальным в эпистолярной литературе определить нелегко. Проще другое - установить, что отличает эпистолярную форму от литературы вообще. Это - ясность и краткость выражения мыслей, обязательность вступительных обращений и заключительных формул. Эти черты присутствуют и в повседневной международной переписке, имеющей конкретного адресата и не всегда претендующей на опубликование, тем более как литературный труд.

Формы написания и оформления личных, деловых (служебных) и дипломатических писем имеют одинаковый для всех стран характер. Если вы в деловом письме вашему заграничному корреспонденту опустите общепринятую заключительную формулировку вежливости, вы тем самым измените содержание, тональность письма. Получивший его подумает, что вы чем-то недовольны или вообще хотите прервать переписку.

За границей формальным сторонам корреспонденции уделяется больше внимания, чем у нас. И чтобы не испортить по неведению хорошие взаимоотношения с вашими коллегами или друзьями за рубежом, этикет переписки должен всегда строго соблюдаться. Причем не только в деловом, но и в личном письменном общении.

Отвечать на полученные вами письма или даже открытки желательно как можно быстрее, не позднее чем через три-пять дней после их получения.

Личные письма составляются, как правило, от руки, чернилами. Можно печатать и на машинке. Но приглашения и ответы на них, благодарности, поздравления и соболезнования пишутся всегда от руки. Это подчеркивает искренность пишущего, доверительность, лучше выражает личное отношение к тому или иному человеку, событию в его жизни.

Говорят, что бумагу для письма и конверт надо выбирать, как мебель для вашей квартиры. Для длинных писем следует употреблять большие листы и конверты большего, чем обычный, размера. В конверте письмо рекомендуется складывать не более чем в два раза.

Бумага для письма должна быть абсолютно чистой, аккуратно обрезанной.

Адрес получателя указывается только на конверте. А свой адрес надо писать дважды - на конверте и в самом тексте письма - в правом верхнем углу первой страницы или в конце письма под подписью. Адреса на конвертах, отправляемых за границу, лучше всего писать печатными буквами.

Дата написания ставится под адресом.

Само собой разумеется, что письма должны быть написаны аккуратно, ровным почерком, без помарок и клякс.

Соблюдение правил переписки будет свидетельствовать о вашей вежливости, об уважении к партнеру. Кстати заметим, что мелочами не пренебрегали и люди, оставившие заметный след в мировой культуре.

Так, многие писатели тщательно подбирали бумагу, размер конвертов, цвет чернил. "Здешняя бумага, - писал А. П. Чехов из Ниццы, - имеет такой аппетитный вид и так приятно покупать здесь перья, что трудно удержаться, чтобы не писать".

Не все были столь старательны. Анатоль Франс писал на всем, что попадало под руку, и даже на оборотной стороне старых писем. Но в основном "орудия производства" были пишущим небезразличны.

В переписке с гражданами капиталистических стран вам не надо употреблять все термины и титулы, принятые во внутренней переписке в этих странах. В США, например, при обращении к сенатору пишут "Достопочтенный Джеральд Смит, сенатор Соединенных Штатов". Вам достаточно будет вместо "достопочтенного" написать "господин". Вообще обращения "господин" и "госпожа" наиболее пригодны для всех случаев. К остальным надо относиться осторожнее, консультируясь со специалистами. Например, нельзя писать "уважаемая мисс", поскольку "мисс" употребляется только вместе с фамилией.

В США и Англии замужние женщины пишут имя и фамилию своего мужа, например, "госпожа Джон Смит". Если дама разведена, то к фамилии своего бывшего мужа она может добавить свою девичью фамилию.

Адресуя письма незамужним женщинам, всегда следует указывать имя.

В деловой переписке в социалистических странах принято обращение "товарищ".

К международной специфике относится и широко распространенная практика рекомендательных писем. К ним часто приходится прибегать и нам самим во время пребывания за границей и при поездках наших друзей. К этим письмам следует относиться особенно внимательно. Ведь рекомендательное письмо по смыслу значит: "Предъявитель сего имеет право требовать от вас вашего внимания и гостеприимства". Поэтому не принято просить у кого-то, чтоб вам дали рекомендательное письмо. Не стоит и самим раздавать их направо и налево.

По форме рекомендательное письмо выглядит примерно так:

"Уважаемый господин Тейлор,

10 марта мой коллега по университету Юрий Горбунов, совершающий поездку по Вашей стране, будет в Нью-Йорке. Он мой старый друг, приятный, на мой взгляд, собеседник. Надеюсь, что Вам будет интересно встретиться и побеседовать с ним. Он же, в свою очередь, ждет этого с нетерпением.

Если у вас есть визитная карточка, то ее можно вложить в конверт, посылаемый вашему знакомому. А имя рекомендуемого напишите на карточке карандашом над своим именем.

Во многих странах считается, что в некоторых случаях отправлять письма обязательно. К их числу относятся письма с благодарностью хозяевам, если вы ночевали у них в доме или гостили более суток. Обязательны также письма, в которых выражается благодарность за подарки, присланные вам, если вы не сумели лично поблагодарить. Особенно распространена рассылка таких писем после вручения свадебных подарков. Таковы правила этикета в западноевропейских странах и США.

За границей письма можно не только отправлять по почте, но и направлять с курьером или через третье лицо. В последних случаях конверт не запечатывают.

Деловая переписка

Все больше и больше коллективов предприятий, институтов, школ, обществ дружбы, молодежных организаций поддерживают регулярные контакты, обмениваются опытом, переписываются со своими зарубежными коллегами. Думается, будет небесполезно напомнить о некоторых правилах деловой официальной переписки.

Стиль деловой переписки в последние годы упрощается, приближаясь к личным письмам и к обычной разговорной речи. Тем не менее условностей в служебной переписке значительно больше.

Служебные письма, как правило, пишутся по установленной форме на машинке. Ширина поля с левой стороны листа должна быть не менее двух сантиметров для удобства подшивки письма к делу. Печатаются они через два или полтора интервала. Абзац начинается с красной строки, отступя пять интервалов от поля.

Обращение в письме пишется без абзаца, сразу же у поля, от которого начинается текст. Надо стремиться избегать переноса слов. Поэтому с правой стороны края поля могут быть немного неровными.

Письмо делится на следующие части: заголовок, дата, наименование и адрес получателя письма, вступительное обращение, основной текст, заключительная формула вежливости, текст, указания на приложения.

Заголовок обычно печатается типографским способом. Он содержит наименование и адрес организации, отправляющей письмо. Под названием организации иногда указывается род ее деятельности. В качестве примера приводим один заголовок:

"ЦЕНТРОМОР. Центральное морское экспортно-импортное объединение. ул. Окопова, 7 Гданьск, Польша".

Дата письма ставится в правом углу под заголовком. За границу следует писать дату так - 2 мая 1983 года, с указанием названия месяца буквами. В некоторых странах, например, в США, принято указывать в датах сначала месяц, а затем число. Если вы поставите 2.5.1983, то американцы прочтут - 5 февраля 1983 года.

Фамилия и адрес лица или наименование организации, куда вы направляете письмо, проставляются в самом тексте на левой стороне, немного ниже строки с датой.

После наименования организации или фамилии адресата на отдельной строке пишется номер дома и название улицы, а затем - также на отдельной строке - название города. В англосаксонских странах номер дома ставится перед названием улицы. Приводим пример: "Господин Альберт Т. Густавсон, Университет Рузвельта, 430 Южно-Мичиганская авеню, Чикаго, Иллинойс 60605".

Вступительное обращение является по смыслу общепринятой формулой вежливости, нечто вроде приветствия при беседах. Пишется оно на левой стороне письма, под адресом, непременно на отдельной строке.

В письмах, направляемых в капиталистические страны, употребляются следующие обращения:

"Господа",

"Уважаемые господа",

"Уважаемый господин (госпожа)".

Обращение "Ваше превосходительство" сейчас почти совсем вышло из употребления.

Заключительная форма вежливости - это своего рода "до свидания" делового письма. Она такова - "Искрение Ваш (и)".

В начале основного текста письма надо спрашивать не о здоровье или погоде, ни тем более рассказывать о своем самочувствии. Такое возможно лишь в личных письмах. В деловых письмах дается указание на основную цель письма, предмет предыдущих встреч или бесед.

Например:

"Уважаемый господин Говард,

Имея в виду наше недавнее сотрудничество на конференции по вопросам охраны окружающей среды..."

Обратите внимание на то, что после вступительного обращения ставится не восклицательный знак, а запятая.

Подпись на письме ставится на правой стороне листа, как раз под заключительной формулой вежливости. Фамилия подписывающего печатается на машинке под его рукописной подписью.

Указание на приложения пишется в левом нижнем углу листа. Например: "Приложение: упомянутая резолюция".

Адрес на конверте такой же, как и в тексте письма, пишется на машинке прописными буквами. Обратный адрес пишется в нижней части лицевой стороны конверта или на его оборотной стороне вверху.

Постскриптумом, то есть припиской в конце письма после подписи, не следует злоупотреблять. Такая приписка допустима лишь в том случае, когда после подписания произошло событие, о котором надо незамедлительно сообщить вашему корреспонденту. В конце постскриптума снова ставится подпись.

Деловые письма пишутся только на лицевой стороне листа. Если письмо не помещается на одном листе, оно пишется на нескольких. При этом каждая страница, кроме первой, нумеруется арабскими цифрами, с двух сторон которых ставится тире.

Письмо должно быть напечатано аккуратно, без помарок и исправлений. Экономить бумагу не следует - используйте целый лист даже для одной фразы.

Складывается письмо текстом внутрь. Наиболее важные деловые письма желательно не сгибать, а посылать в большом плотном конверте. Менее официальные можно складывать в два раза.